Chyby a poklady v účetnictví
1. Míchání osobních a firemních financí: Časovaná bomba pro Vaše podnikání
22. března 2025
Vážení kolegové a podnikatelé,
v dnešním specializovaném vydání našeho newsletteru se podrobně zaměříme na jeden z nejrozšířenějších nešvarů v účetnictví malých a středních podniků – míchání osobních a firemních financí. Tato zdánlivě nevinná praxe může mít dalekosáhlé důsledky pro vaše podnikání i osobní finance.
Proč je míchání financí rizikem?
Propojování osobních a firemních finančních toků vytváří několik zásadních problémů:
- Zkreslení hospodářského výsledku firmy – Když osobní výdaje zatěžují firemní účetnictví, zkresluje to skutečnou ziskovost podnikání. Mnozí podnikatelé jsou pak překvapeni, že jejich "ziskový" podnik má problém s cash flow.
- Komplikace při stanovení daňového základu – Finanční správa uznává jako daňově uznatelné pouze výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů. Osobní výdaje účtované do firmy jsou jasným terčem daňové kontroly.
- Porušení principu dobrého hospodáře – Zejména u s.r.o. a dalších právnických osob je jednatel povinen jednat s péčí řádného hospodáře. Systematické vyvádění prostředků pro osobní potřebu může být kvalifikováno jako porušení této povinnosti.
- Riziko při insolvenci – V případě problémů firmy mohou věřitelé zpochybnit osobní transakce a požadovat jejich navrácení zpět do majetku společnosti.
Nejčastější způsoby míchání financí
1. Používání firemní platební karty pro osobní nákupy
Příklad z praxe: Podnikatel pan Novák pravidelně používá firemní kartu pro tankování do soukromého automobilu, nákupy v supermarketu či platby za rodinnou dovolenou. Na konci roku zjišťuje, že nemá řádnou evidenci pro oddělení těchto výdajů.
Řešení:
- Zřiďte si oddělenou podnikatelskou a osobní platební kartu
- Nastavte jasná pravidla pro používání firemní karty
- Veďte deník jízd pro evidenci služebních cest
2. Financování osobního majetku přes firmu
Příklad z praxe: Podnikatelka paní Svobodová koupila prostřednictvím své s.r.o. luxusní nemovitost, kterou sama využívá k bydlení. Firma platí veškeré náklady spojené s údržbou i splátky hypotéky.
Řešení:
- Při využívání firemního majetku k soukromým účelům stanovte nájemní smlouvu s tržním nájemným
- Osobní užívání firemního majetku řádně danit jako nepeněžní příjem
- Zvažte, zda určitý majetek není vhodnější pořídit přímo na fyzickou osobu
3. Nevystavování faktur za soukromý odběr zboží či služeb
Příklad z praxe: Majitel truhlářství pan Procházka používá materiál z firemního skladu pro osobní účely (výroba nábytku do vlastního domu) bez řádné evidence a vystavení interní faktury.
Řešení:
- Zaveďte systém interních dokladů pro soukromý odběr
- Oceňujte zboží či služby běžnými cenami
- Pravidelně (měsíčně) tyto odběry vyúčtujte
4. Náhodné vklady a výběry bez evidence
Příklad z praxe: OSVČ pan Dvořák podle aktuální potřeby vkládá osobní prostředky do podnikání nebo naopak vybírá podnikatelské peníze pro osobní potřebu, aniž by tyto toky řádně evidoval.
Řešení:
- Zaveďte systém pravidelných výplat (např. měsíční "mzda" pro podnikatele)
- Vklady do podnikání řádně evidujte jako půjčky podnikatele firmě
- Výběry nad rámec řádné "mzdy" účtujte jako půjčky firmy podnikateli, zde je nutné použít úrok obvyklý
Praktické kroky k oddělení osobních a firemních financí
- Založte oddělené bankovní účty Striktně používejte firemní účet pouze pro podnikatelské transakce Nastavte si pravidelné převody na osobní účet místo ad hoc výběrů
- Stanovte si "podnikatelskou mzdu" Určete fixní částku, kterou si měsíčně převedete z firemního účtu na osobní. U s.r.o. řešte formou mzdy nebo podílu na zisku dle aktuální daňové optimalizace
- Dokumentujte veškeré transakce mezi vámi a firmou Při vkladu vlastních prostředků do firmy sepište smlouvu o půjčce. Při použití firemního majetku pro osobní účely stanovte pravidla (nájemní smlouva, evidenční list atd.)
- Zaveďte interní kontrolní mechanismy Pravidelně (měsíčně) kontrolujte dodržování oddělení financí. Čtvrtletně provádějte audit výdajů s vaší účetní.
Daňové dopady míchání financí
Pro OSVČ
- Riziko neuznání výdajů jako daňově uznatelných
- Možnost doměření daně z příjmů a sociálního a zdravotního pojištění
- Potenciální penále a úroky z prodlení
Pro s.r.o.
- Riziko klasifikace osobních výdajů jako skrytého podílu na zisku
- Možnost dodanění benefitů jako příjmu jednatele/společníka
- Riziko zpochybnění odpočtu DPH u smíšených výdajů
Případová studie: Dopad správného oddělení financí
Firma: Malé grafické studio s obratem 2 mil. Kč ročně
Situace před: Majitel používal firemní účet pro osobní výdaje ve výši cca 300 000 Kč ročně
Situace po zavedení oddělení financí:
- Reálný zisk firmy byl o 15% vyšší než původně vykazovaný
- Snížení rizika daňové kontroly
- Zlepšení přehledu o skutečných nákladech podnikání
- Snadnější získání úvěru díky transparentnímu účetnictví
Závěr
Oddělení osobních a firemních financí není jen otázkou dodržování zákonů a účetních pravidel. Je to zásadní krok k pochopení skutečné ekonomiky vašeho podnikání, který vám umožní činit kvalifikovaná obchodní rozhodnutí založená na reálných číslech.
V příštím vydání našeho newsletteru se zaměříme na nedostatečnou klasifikaci nákladů.
Přeji vám úspěšné podnikání bez účetních komplikací!
Daniela Doudová
Účetní a daňový stratég
Jsem majitelkou účetní a daňové kanceláře MVO Business Accounting s.r.o. s více než 20letou praxí v oboru. Jako účetní a daňový stratég pomáhám podnikatelům nejen správně vést jejich účetnictví, ale především nacházet legální cesty k daňové optimalizaci a finančnímu růstu. Specializuji se na malé a střední podniky, kterým pomáhám nastavit efektivní finanční procesy a systémy. Pravidelně se vzdělávám v daňových a účetních novinkách a tyto znalosti předávám svým klientům prostřednictvím individuálních konzultací, seminářů a odborných článků. Mým posláním je přeměnit účetnictví z nutného zla na strategický nástroj pro úspěšné podnikání.
2. Jak chytře využít přeměny společnosti: Skryté poklady pro majitele firem
7. dubna 2025
Vážení podnikatelé a majitelé firem,
pokud hledáte cestu, jak optimalizovat strukturu svého podnikání, ochránit majetek nebo připravit firmu na další růst, možná je čas prozkoumat možnosti, které nabízí přeměny společností. Jde o legitimní nástroje podnikatelské strategie, které při správném využití přinášejí řadu výhod.
Proč se zajímat o přeměny společností?
Moderní podnikání není jen o prodeji produktů či služeb. Je také o chytré struktuře, která:
- Chrání váš majetek před podnikatelskými riziky
- Zjednodušuje případný vstup investorů nebo prodej části firmy
- Optimalizuje daňovou zátěž v mezích zákonů
- Umožňuje efektivnější řízení různých částí vašeho podnikání
Oddělení majetku a provozu: Jistota pro váš byznys
Co to znamená v praxi?
Představte si, že vlastníte výrobní firmu včetně výrobní haly a technologií. Co se stane, pokud firma čelí nečekaným problémům? Veškerý majetek je v ohrožení.
Řešením může být rozdělení na:
- Majetkovou společnost - vlastní nemovitosti, technologie, patenty
- Provozní společnost - zajišťuje každodenní obchodní činnost
Výhody? Pokud provozní část narazí na problémy, váš cenný majetek zůstává chráněn v oddělené společnosti. A to vše v souladu se zákonem o přeměnách obchodních společností.
Praktický příklad: Od jedné společnosti ke skupině firem
Pan Novák vlastnil 15 let firmu Nábytek, s.r.o., kde se mísilo vše: výroba, prodej, nemovitosti i duševní vlastnictví. S naší pomocí provedl rozdělení na:
- Novák Reality, s.r.o. - vlastní výrobní halu a pozemky
- Novák Design, s.r.o. - vlastní ochranné známky a design nábytku
- Novák Výroba, s.r.o. - zajišťuje samotnou výrobu
- Novák Prodej, s.r.o. - provozuje prodejny a e-shop
Výsledek?
- Každá část podnikání má vlastní účetnictví a jasně viditelné výsledky
- Majetek je chráněn před provozními riziky
- Příprava na možný prodej části firmy investorovi je mnohem jednodušší
- Management každé části se může soustředit na svůj hlavní úkol
Co získáte restrukturalizací své firmy?
- Přehlednost - Jasně vidíte, která část podnikání vytváří zisk a která je ztrátová
- Flexibilitu - Můžete přizpůsobit každou část firmy jejímu účelu a pružněji reagovat na změny trhu
- Ochranu majetku - Klíčová aktiva jsou oddělena od rizikových operací
- Snadnější expanzi - Můžete přizvat investory jen do určitých částí vašeho podnikání
Jak postupovat při plánování přeměny?
- Konzultujte s odborníky - Daňový poradce a právník specializovaný na přeměny je nezbytností
- Zvažte podnikatelské důvody - Přeměna musí mít ekonomický smysl, nejde jen o daňovou optimalizaci
- Naplánujte načasování - Přeměny jsou vázány na účetní období a rozhodné dny
- Připravte kvalitní projekt přeměny - Zákon přesně stanoví, co musí obsahovat
- Nezapomeňte na ochranu věřitelů - Je zákonnou povinností informovat věřitele o přeměně
Časté otázky podnikatelů:
Je oddělení majetku do samostatné společnosti legální? Ano, pokud je provedeno v souladu se zákonem o přeměnách a má legitimní podnikatelské důvody.
Jak dlouho trvá přeměna společnosti? Běžně 3-6 měsíců od zahájení příprav po zápis do obchodního rejstříku.
Kolik to stojí? Náklady zahrnují odměnu poradců, znalecké posudky a administrativní poplatky. Investice se však obvykle rychle vrátí díky efektivnější struktuře a ochraně majetku.
Musíme znovu uzavírat všechny smlouvy? Ne, práva a povinnosti přecházejí na nástupnické společnosti ze zákona.
Závěrem
Přeměny společností nejsou jen pro velké korporace. I střední a menší firmy mohou využít tyto nástroje k ochraně majetku, přehlednějšímu řízení a přípravě na budoucí růst nebo změny ve vlastnické struktuře.
Chcete-li zjistit, jaké možnosti přeměn má právě vaše společnost, neváhejte se na nás obrátit. První konzultace bývá obvykle zdarma a může vám otevřít cestu k efektivnější struktuře vašeho podnikání.
Daniela Doudová
Účetní a daňový stratég